Protocollo generale
Il Protocollo generale è il registro che certifica l'arrivo e la partenza di ogni documento da e per il Comune: l'Ufficio Protocollo si occupa pertanto della ricezione, registrazione e smistamento della corrispondenza in arrivo, nonché della ricezione e trasmissione di quella in partenza.
Tutti i documenti in arrivo e in partenza sono soggetti alla protocollazione, che si esegue registrando il documento con numero progressivo, data e contestuale attribuzione di una serie di riferimento, in modo da consentire una corretta archiviazione del documento stesso (classificazione). Il numero consente di individuare ciascun documento in maniera inequivocabile e gli altri riferimenti permettono di rintracciarlo agevolmente fra gli atti del Comune in qualsiasi momento.
Il protocollo viene gestito con un sistema informatizzato e tutti i documenti protocollati sono conservati in forma digitale.
Archivio comunale
L'Ufficio protocollo si occupa inoltre della gestione dell'Archivio comunale. Nell'Archivio comunale sono conservati tutti i documenti trattati dall'Amministrazione Comunale, che – una volta definito il procedimento a cui si riferiscono – devono essere archiviati per la loro consultazione, secondo precise regole stabilite dalla legge.
Il Comune conserva due tipi di archivio:
-
archivio corrente e di deposito: raccoglie, ordina, conserva e rende consultabile, nel rispetto delle leggi vigenti, tutta la documentazione relativa a procedimenti recenti che hanno interessato l'Amministrazione e che non sono ancora collocati fra i documenti storici e ordinati nel relativo archivio.
-
archivio storico: custodisce atti e documenti con oltre quarant'anni di vita (esclusa la documentazione ancora eventualmente necessaria alle pratiche correnti), a testimonianza della vita del paese e per tramandare le scelte gestionali delle amministrazioni che si sono avvicendate.
Coloro che sono interessati alla consultazione di
atti presso l'archivio comunale possono presentare domanda
in carta semplice all'Ufficio protocollo, con l'indicazione precisa dei documenti da
consultare e da ricercare. Se la domanda viene consegnata tramite posta o via fax, è necessario allegare anche una copia del documento di identità.
La consultazione e la ricerca verranno
effettuate in orario da concordare con il referente dell'archivio, secondo le norme stabilite dal 
Regolamento generale archivio comunale (74 kb).
Raccolta pubblicazioni ufficiali
L'ufficio protocollo inoltre provvede alla raccolta e catalogazione delle Gazzette Ufficiali della Repubblica Italiana e dei Bollettini Ufficiali della Regione Lombardia. Qualora il cittadino fosse interessato alla consultazione degli stessi, può farne richiesta agli addetti al protocollo.
Download
Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archiviUltimo aggiornamento: domenica 26 novembre 2006 (data creazione: lunedì 15 maggio 2006)