Comune di Bovezzo

In seguito alla sua approvazione, è disponibile il nuovo  Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi (169 kB) Il manuale descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio di protocollo.

Il Manuale di gestione è stato:

• redatto, ai sensi degli articoli 3 e 5 del dPCM 31/10/2000, in coordinamento con il Sistema archivistico della Comunità Montana;
• autorizzato dal Ministero per i beni e le attività culturali – Soprintendenza archivistica per la Lombardia in data 26/04/2006 prot. 1873/VIII.3, ai sensi del Codice dei beni culturali, D.lgs. 42/04, articolo 21, commi 4-5 e articolo 33;
• approvato dalla Giunta Comunale con atto n. 78 del 24/05/2006.

In particolare, nel manuale di gestione sono riportati:

1. la pianificazione, le modalità e le misure di cui all'art. 3, comma 1, lettera d), del dPCM 31/10/2000;
2. il piano di sicurezza dei documenti informatici di cui all'art. 4, comma 4, del dPCM 31/10/2000;
3. le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all'interno ed all'esterno dell'area organizzativa omogenea;
4. la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione, tra i quali, in particolare, documenti informatici di fatto pervenuti per canali diversi da quelli previsti dall'art. 15 del dPCM 31/10/2000, nonché fax, raccomandata, assicurata;
5. l'indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l'ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione e/o verso altre amministrazioni;
6. l'indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all'interno dell'area organizzativa omogenea;
7. l'elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell'art. 4, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998;
8. l'elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento;
   
9. il sistema di classificazione, con l'indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, anche con riferimento all'uso di supporti sostitutivi;
   
10. le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico ed in particolare l'indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l'operazione di segnatura ai sensi dell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell'ambito di ogni sessione di attività di registrazione;
    
11. la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico con particolare riferimento alle modalità di utilizzo;
    
12. i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali;
    
13. le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi dell'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998; inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente.

Download

•  Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi (169 kB)